Deniz Ticaret Belgelerini Neden Dijitalleştirmelisiniz?

Deniz ticaret dünyasında, işletmeler uzun süredir operasyon verimliliği, artan fiyatlar ve yükselen rekabetle mücadele ediyorlar. Diğer yandan da sıkı yasal gereklilikleri yerin getirirken mürettebatlarının ve deniz taşıtlarının emniyetini sağlamaya uğraşıyorlar.

Nakliye operasyonlarını yönetmek için kullanılan geleneksel metotlar, örneğin yazarak kayıt tutma ve mevcut iletişim sistemleri hatalarla, gecikmelerle ve yüksek maliyetlerle dolu. Bu da marinaların sürekli gelişen bir endüstride rekabetçi kalmalarını zorlaştırıyor.

Dijitalleşme, blok zincir teknolojisinden yapay zeka destekli analizlere ve akıllı nakliye sistemlerine kadar birçok pozitif değişimi beraberinde getirmiş durumda. Ve bu daha başlangıç olabilir.

Denizcilik sektöründeki teknolojilerden yararlanabilmek için dijital bilgi ve belge yönetimi büyük önem taşır. Öncelikle, şirketinizin belgelerini nasıl dijitalleştirebileceğini öğrenmeniz ve bu konuda harekete geçmeniz gerekir.

Denizcilik Endüstrisinde Dijitalleştirme Sistemleri

Son yıllarda deniz işletmeleri için dijitalleşme basit bir veri alışverişinden Nesnelerin İnterneti ve blok zincir gibi gelişmiş teknolojileri kullanan karmaşık sistemlere evrildi. Bu teknolojilerin deniz taşımacılığı sektöründe verimliliği, emniyeti ve sürdürülebilirliği geliştirme potansiyeli var.

Söz konusu teknolojilerden birkaçı şunlardır:

• Elektronik Veri Değişimi (EDI): Deniz taşımacılığında dijitalleşmenin ilk aşamasıdır. Standart formatlar kullanan bilgisayarlar arasında veri değişimini içerir. Bilginin, örneğin konşimentoların, faturaların ve transfer belgelerinin dahil olan farklı tarafların arasında transferini olanaklı hale getirir.
• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EDMS): Bu aşama, belgeleri düzenlemek için dijital sistemleri kullanmayı kapsar. Böylece, elektronik dökümanlar oluşturulabilir, ihtiyaç durumunda bulunabilir ve deniz taşımacılığına dahil olan farklı tarafların arasında paylaşılabilir.
• Otomatik Tanımlama Sistemi (AIS): Gemilerde bulunan transponderleri kullanarak onları tespit ve takip eder. Gemi hareketleri hakkında gerçek zamanlı bilginin yanı sıra navigasyon, çarpışma önleme ve diğer amaçlar için kullanılabilecek önemli verileri sağlar.
• Liman Topluluk Sistemleri (PCS): Deniz taşımacılığı değer zincirindeki farklı oyuncuların merkezi bir sistem içinde bilgi, veri ve belge paylaşmasına olanak tanır. Limanlardaki etkinliklerin etkili biçimde koordine edilmesini sağlar ve dahil olan tarafların arasındaki iletişimi daha iyi hale getirir.
• Nesnelerin İnterneti (IoT): Bu aşama, birbirine bağlı cihazların gerçek zamanlı veri toplaması, analiz etmesi ve paylaşması için kullanılmasını kapsar. Deniz taşımacılığında kargoları, gemileri ve diğer varlıkları anlık görüntülemek ve karar verme yapısını pekiştirecek fikirler edinmek için bu sistemden yararlanılabilir.
• Blok zincir: Bu teknolojinin kullanımı deniz taşımacılığındaki işlemleri ve bilgi takasını yönetmek için güvenli, merkezi olmayan ve şeffaf bir sistem yaratmaya yardımcı olur. Deniz ticaretindeki dijitalleşmenin önemli bir parçası olan blok zincir kontratları, konşimentoları ve diğer önemli belgeleri güvenli ve verimli bir şekilde yönetmek için kullanılabilir.

Bu teknolojilerin bir kısmı belgelerinizi dijitalleştirme ile alakalı gibi görünmeyebilir. Ancak, birçoğunu kullanabilmeniz için halihazırda dijital belgelerle çalışmaya geçmiş olmanız gerekecektir.

Marina Sahipleri için Belgeleri Dijitalleşmenin Avantajları

Dijitalleşme, dijital teknolojilerin yerleşik iş süreçlerine entegrasyonu anlamına gelir. Böylece verimlilik ve üretkenlik artabilir. Denizcilik sektörü tarih boyunca büyük ölçüde kağıda dayalı olarak ilerlemiş olmasına rağmen, yükselen trendler sayesinde çeşitli operasyonel gelişmeler yaşanmıştır.

Bilgi ve belge yönetimi, önemli belgelerinizi önceliklendirmeyi ve dijitalleştirmeyi öğrenmeyi kapsar. Onları referans olarak tutabilir ve güvenli bir kopyalarını saklayabilirsiniz. Denizcilikte dijitalleşme, üretkenliği ve verimliliği şöyle artırmaktadır:

• Elektronik dokümantasyon: Evrak işini azaltır, süreçleri hızlandırır ve hatasızlık oranını artırır. Örneğin, elektronik konşimentolar, yük atma sürecinin hızlanmasını ve daha verimli hale gelmesini sağlar.
• Gerçek zamanlı takip: Denizcilik endüstrisi gemileri ve kargoları artık gerçek zamanlı olarak takip edebilir. Böylece operasyonların planlanması ve koordinasyonu iyileşir.
• Otomasyon süreçleri: Konteyner hareketleri, kargo takibi ve gemi yönetimi gibi görevler otomatize edilerek süreç daha pürüzsüz hale getirilebilir.
• Veri analizi: Marina işletmecileri, gemi hareket düzenleri, yakıt tüketimi ve diğer ilişkili ölçümlerin verilerini toplayarak verimliliği artırabilir. Veri analiz araçları en popüler rotaları ve günün en yoğun saatlerini tespit edebilir.
• Daha fazla güvenlik: Kilitlere ve anahtarlara gerek kalmadan dijital belgelerinize şifre koyabilirsiniz. Şifreyi erişim vermek istediğiniz kişilerle paylaştığınızda dosyalarınız güvende olur.
• Maliyetlerin azalması: Kağıda dayalı dokümantasyondan elektronik formatlara geçilmesi, fiziksel depo alanı ihtiyacını ve baskı masraflarını kayda değer ölçüde azaltır. Ayrıca, kesinlik ve hız sayesinde hata ve gecikme oranları da düşer.
• Çevreye yönelik yararlar: Dijitalleşmeyle doğaya karbon salınımı düşer. Belgelerin elektronik ortama artırılmasıyla da kağıt tüketimi azalmış olur.
• Artan müşteri memnuniyeti: Müşteriler artık kargolarının durumunu ve konumunu online olarak istedikleri yerden takip edebilirler. Ayrıca, işlemleri tamamlamak için gereken evrak işlerini de online olarak halledebilirler.
• Kolay erişilebilirlik: Çalışanların arama çubuğuna bir kelime yazıp çıkan klasöre tıklaması, raflar arasında gezinip doğru dosyayı bulmalarından daha pratiktir. Hatta aynı anda birkaç kişi ayrı ayrı veya birlikte aynı dosya üstünde çalışabilir.
• Zamandan tasarruf: Erişilebilirliğin artmasıyla önceden uzun süren birçok işlem artık daha kısa sürer. İster Word ister PDF dosyalarıyla rahatlıkla çalışabilirsiniz. Word belgesini PDF’e çevirme araçlarıyla sürecin kalanını otomatize etmeniz mümkün.
• Süreklilik: Kağıt belgeler kaybolduğunda, hasar gördüğünde veya zamanla yıprandığında onları geri getiremezsiniz. Dijital belgeler ise sonsuza kadar saklanabilir ve acil bir durumda yedekleme sayesinde kurtarılabilir.

Dijital Belge Yönetimi Nedir, Adımları Nelerdir?

Kağıt belgeleri dijital ortama aktarmak için zaman ve işgücü ayırmanız gerekmektedir. Şu an için en pratik yöntem iyi bir tarayıcı bularak belgelerinizi taratmaktır. Tarayıcılar belgeleri genelde PDF veya JPG olarak kaydederler. Dosyalarınızı bir imaj dosyası gibi saklayacaksanız bu yöntemi kullanabilirsiniz.

Dosyalarınızın üstünde metin değişikliği yapmak istiyorsanız bu dosyaları yazarak dijital ortama aktarmanız daha kullanışlı olabilir. Ancak, bu yöntem en az bir kişinin önemli ölçüde zamanını alacaktır. Word’e özel şablonlar oluşturarak bu süreci kısaltabilirsiniz.

Elinizde dijital dosyalar olduğu sürece onları istediğiniz formata çevirmek, birleştirmek ve düzenlemek kolaydır. Mac PDF düzenleme için cihazınızla birlikte gelen Önizleme kullanılabilir. Önizleme’de PDF belgelerinizi açabilir, başka dosyalarla birleştirebilir veya onlara sayfa ekleyip çıkarabilirsiniz:

• Önizleme uygulamasında değiştirmek istediğiniz PDF’i açın.
• Görüntüle seçeneğine tıklayın.
• Küçük Resimleri ve Görüntüle’yi seçin.
• İstediğiniz sayfaları olmalarını istediğiniz konuma sürükleyin.
• Belgenizi kaydedin.

Hiçbir uygulamaya gerek duymadan online olarak Word’ü PDF yapma işlemi için PDF Guru gibi araçları da kullanabilirsiniz. Böylece belgelerinizi bulut depolama ile saklayabilir, onlara herhangi bir konumdan veya cihazdan ulaşabilirsiniz.

Belgelerinizi aktardıktan sonra, özellikle denizcilik gibi hassas bir sektörde, orijinallerini en azından bir süre saklamanız iyi olacaktır. İlgili devlet kurumları bazı işlemlerde sizden bu belgeleri kanıt olarak isteyebilirler.

Sonuç Olarak

Deniz ticaretinde belgelerin dijitalleştirilmesi, sektördeki diğer teknolojik gelişmeler düşünüldüğünde zorunluluk haline gelmiştir. Başta büyük bir zaman ve efor gerektiriyor gibi görünse de otomatize sistemler sayesinde kısa sürede birçok avantajdan yararlanmak mümkün. Word’ü PDF’e çevirme araçları sayesinde, oldukça rekabetçi olan bu endüstride öne çıkma ihtimalinizi yükseltebilirsiniz.