Tedarik zincirlerinin temel amacı; müşteri ihtiyaç ve beklentilerine göre oluşan sipariş emirlerinin her defasında tam olarak karşılanması ve müşteri memnuniyetinin sürdürülebilir şekilde sağlanmasıdır. Bu amaca ulaşabilmek için; müşteri ile siparişin durumu hakkında eş zamanlı bilgi paylaşımında bulunulması, siparişin talep edilen miktarda ve süresi içerisinde, beklenilen kalite özelliklerinde teslim edilmesi gerekmektedir.
Firmaların ticari hayatlarını sürdürmeleri için gerekli olan satış cirosu ve kar üretimi; müşteriden siparişin alınması ile başlayan, sipariş hazırlanması, faturanın düzenlenmesi ve siparişin teslim adresine sevk edilmesi ile devam eden, müşteriden ödemenin alınması ile son bulan faaliyetlerin tamamını içeren sipariş çevriminin sürekli olarak gerçekleştirilmesi ile sağlanmaktadır. Firmaların, müşteri sipariş çevrimini sürdürülebilir şekilde gerçekleştirme becerilerinin ciro ve karlılık artışı sağlanması üzerinde doğrudan etkisi bulunmaktadır.
Tedarik zinciri boyunca gerçekleştirilen operasyonel faaliyetler; müşteri siparişleri ile tedarik zinciri firmalarının satın alma siparişlerinin (SAS) zamanında ve tam olarak karşılanması amacına hizmet etmektedir. Bu amaca hizmet etmeyen operasyonel faaliyetler, müşteri açısından değer yaratmayan, fakat firmalar açısından verimsizlik ve maliyet yaratan faaliyetler olarak değerlendirilmelidir. Tedarik zinciri firmalarının müşteri siparişlerini karşılamak amacı ile birbirleri arasında gerçekleştirdikleri satın alma faaliyetlerini kesintisiz, yüksek etkinlikte ve verimli olarak yönetmeleri gerekmektedir. Bu gereksinim ancak; satın alma faaliyetlerinin miktar, zaman ve kalite gereksinimlerini belirleyen satın alma siparişlerinin (SAS), tedarik zinciri boyunca firmalar arasında sistemsel aktarımı, işlenmesi ve iş süreçlerinin etkin yönetilmesi ile sağlanabilmektedir.
Tedarik zinciri boyunca müşteri ve satın alma siparişlerinin (SAS) etkin ve verimli bir şekilde yönetiminin sağlanması amacıyla; tedarik zinciri firmalarının katılımı ile ortaklaşa hazırlanmış, sipariş yönetimi ile ilgili temel tanımlar, işleyiş ve standartlar, sipariş aktarım metotları ve data formatları ile sipariş iptal ve kapatma yöntemlerini içeren sipariş yönetimi prosedürünün oluşturulması ve uygulanması gerekmektedir.
Sipariş yönetim prosedürünün, tedarik zinciri boyunca sipariş yönetimi esaslarını belirlemesi ve bir norm oluşturarak sipariş yönetiminin genel kabul görmüş bir standart haline getirilmesi sağlanmalıdır.
Sipariş yönetim prosedürü asgari olarak ürün bilgileri tanımlama ve güncelleme yöntemleri, sipariş frekansları ve termin sürelerinin belirlenmesi, sipariş türü; (bakiyeli ve bakiyesiz sipariş) sipariş formatları ve sistemsel sipariş paylaşım metotlarının tespiti, sipariş teyitleri, sevk ve teslim bilgisi paylaşım esasları, sipariş özelliklerinin belirlenmesi, sipariş iptali ve kapatma yöntemleri konusunda uygulanabilir çözümleri içermelidir.
1. Yeni Ürün Bilgileri Tanımlama ve Ürün Güncellemeleri
Tedarik zinciri boyunca gerçekleşen ürün hareketine ait tüm bilgilerin, firmaların ERP ve depo yönetim sistemlerinde (WMS) sürekli olarak güncel şekilde bulunması sağlanmalıdır. Ürün tanımı ile ilişkili olan temel bilgiler asgari olarak; ürün adı ve numarası, barkod bilgisi, çevrim değerleri, raf ömrü ile birim ağırlık ve hacim bilgilerini içermelidir. Firmaların ERP sistemlerinde yeni bir ürün tanımlandığında asgari bilgileri içeren ürün bilgilerini tedarik zinciri firmaları ile eş zamanlı ve sistemsel olarak paylaşmalıdır. Yeni ürün bilgileri tanımlama ve ürün bilgileri güncellemelerinin tedarik zinciri boyunca eş zamanlı paylaşılmasının temel amacı; tanımsız ürün akışının ortadan kaldırılması, tanımsız ürün hareketi nedeni ile oluşan operasyonel verimsizliklerin ve değer yaratmayan faaliyetlerin ortadan kaldırılmasıdır.
2. Sipariş Frekansları ve Termin Sürelerinin Belirlenmesi
Müşteri ve satın alma siparişlerinin (SAS) frekanslarının (sipariş sıklığı) ve teslim sürelerinin belirlenmesi, depo ve dağıtım merkezlerinde operasyonel verimlilik sağlanması, dağıtım maliyetlerinin azaltılması açısından kayda değer derecede önem arz etmektedir. Müşteri ve satın alma sipariş frekanslarının belirlenmesi aşamasında; ürün stok seviyeleri, mevsimsellik etkileri ve promosyon dönemleri göz önünde bulundurulmalıdır. Sipariş frekansları, tedarik zinciri boyunca değişen nihai müşteri (tüketici) taleplerine uyum sağlamak amacı ile sene içerisinde gözden geçirilerek değiştirilebilir. Ürün grupları veya ürün alt gruplarının müşteri siparişi ve satın alma siparişlerinin aynı frekanslarda hareket etmesinin sağlanması, tedarik zinciri boyunca yalın bir ürün akışının oluşmasına imkan verecektir.
Müşteri ve satın alma siparişlerinin teslimat bölgesine göre sevk ve teslim günlerinin belirlenmesi, özellikle palet bazlı parsiyel yüklerin (LTL) birleştirilerek sevk edilmesine ve dağıtım maliyetlerinin azaltılmasını sağlayacaktır. Coğrafi bir bölge içerisinde yer alan farklı şehirlere uğramalı olarak organize edilen komple kamyon (TL) veya parça yük sevkiyatlarının maliyeti, palet bazlı (LTL) sevk edilen kargo dağıtım maliyetlerine göre daha düşüktür. Lojistik maliyetler içerisinde en yüksek payı alan dağıtım maliyetlerinden elde edilecek önemli tasarruflar, tedarik zinciri boyunca karlılığın artışına imkan verecektir.
3. Sipariş Özelliklerinin Belirlenmesi
Tedarik zinciri boyunca hizmet veren firmaların sipariş yönetim sistemleri; birbirlerinden farklı fonksiyonel ihtiyaçlara göre tasarlanmakta, kurulmakta ve yönetilmektedir. Bu farklılığı yaratan temel sebepler, ERP sistem tasarım ve kurulum sürecinde alınan operasyonel kararlar ve ERP yazılımlarının sipariş yönetim fonksiyonlarının kısıtlarından kaynaklanmaktadır. Bahsi geçen bu kısıtların en aza indirgenmesi, sipariş yönetiminin yeni nesil ERP veya depo yazılımları (WMS) üzerinden yönetilmesi ile mümkün olmaktadır.
Müşteri ve satın alma siparişlerinin etkin ve verimli olarak karşılanabilmesi için; tedarik zinciri boyunca çalışan ERP sistemleri veya depo yönetim sistemlerinde siparişler, bakiyeli ve bakiyesiz olarak tanımlanmalı ve yönetilmelidir. Bakiyesiz siparişlerin, sevkiyat gerçekleştikten sonra depo yönetim sistemi ve ERP sistemleri üzerinden eşgüdümlü olarak kapatılması sağlanmalıdır. Bakiyeli siparişler ise, ilk sevkiyat gerçekleştikten sonra depolarda stok uygunluğu sağlanana kadar sipariş, sistemlerde kısmi açık statüde aktif olarak bekletilmelidir. Bakiyeli siparişlerin, belirlenen süre içerisinde stok uygunluğunun oluşması halinde, kalan bakiye miktarların sevk edilmesi sağlanmalıdır. Bakiyeli siparişler için son sevk süresi belirlenmeli ve bu süre sonuna gelindiğinde bakiyeli siparişlerin, depo yönetim sistemi ve ERP sistemleri üzerinden eşgüdümlü olarak kapatılması sağlanmalıdır.
Müşteri veya satın alma sipariş özelliklerinde özel durumlar ve talepler söz konusu ise, ERP sistemi veya depo yönetim sistemi uygulamaları üzerinden müşteri özellikleri tanımlaması yapılması sağlanmalıdır. FMCG sektöründe aynı barkotlu ürüne ait iki farklı müşteri siparişinde; bir müşteri 1/3 raf ömrü ve diğer müşteri ise 1/4 raf ömrü kuralı ile ürün sipariş edebilmektedir. Yeni nesil depo yönetim yazılımları içerisinde yer alan sipariş yönetim sistemleri, FMCG sektörü için geçerli olan müşteri - raf ömrü ile müşteri - halk günü ilişkisi gibi müşteri özellikleri tanımlamak sureti ile müşteri beklentilerine uygun özellikte ürünler ve müşteri teslimat kısıtları göz önüne alınarak sevk edilmesi sağlanabilmelidir.
4. Siparişin Alınması ve İşlenmesi
Tedarik zinciri bilgi paylaşım platformları üzerinden, firmalar arasında kesintisiz ve eş zamanlı olarak sipariş aktarımı sağlanabilmelidir. Sipariş aktarım sürecinde yaşanan gecikme ve kesinti doğrudan teslimat süresini olumsuz etkilemektedir. Bu durumda oluşan en az bir günlük geç teslimat, tedarik zinciri boyunca konuşlandırılan emniyet stok seviyeleri üzerinde doğrudan olumsuz etki yaratmaktadır. Firmaların genellikle ERP sistemlerinde üretilen müşteri ve satın alma siparişlerinin oluşturulması ve onaylanmasından sonra, siparişlerin bekletilmeden B2B platformu veya EDI yöntemi ile tedarik firmasına sistemsel gönderimi sağlanmalıdır.
Sipariş aktarım sürecinin en önemli aşaması, siparişi alan firmanın siparişi teyit etmesidir. Sipariş teyidi en az iki aşamadan oluşmalıdır. Bu aşamalardan ilki, siparişin tedarikçi firma tarafından teslim alındığının teyit edilmesidir. B2B platformu ve EDI üzerinden alınan siparişin, sistemsel olarak üretilen bir teyit numarası ile siparişi gönderen firmaya geri gönderilmesi sağlanmalıdır. Sipariş teyit aşaması, sipariş gönderimi sonrasında eş zamanlı olarak sipariş aktarımındaki olası hataların tespit edilmesi olmalıdır. Sipariş teyidinin ikinci aşaması ise; siparişin sevk, miktar ve öngörülen teslim tarihi bilgisinin teyit edilmesidir. Sipariş yönetiminin etkinliğinin sağlanması açısından, sipariş teyit işlemlerinin sistemsel olarak gerçekleştirilmesi sağlanmalıdır.
5. Sipariş Sevk ve Teslim Bilgisi
Tedarik zinciri boyunca ürün izlenebilirliğinin sağlanmasında temel amaç, teslimat sürecindeki belirsizliğin asgari seviyeye düşürmektir. Ürün izlenebilirliğinin sağlanması, tedarik sürecinde var olan belirsizlik nedeni ile emniyet stoklarına ilave edilen stok miktarının ortadan kaldırılmasına imkan vermektedir. Yeni nesil depo ve teslimat yönetim sistemi yazılımlarında dijital teknolojilerin kullanımı sayesinde, sevkiyat ve teslimat bilgileri, üretildiği yerde ve zamanda müşterilere sistemsel veya e-mail bilgilendirilmesi yolu ile gönderilmektedir.
Bu yazılımların kullanımı ile birlikte; yoldaki mal bilgisi ve teslimat süresi hakkında yüksek doğrulukta bilgi sahibi olan tedarik zinciri firmaları, stok yönetimini daha etkin bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Bununla birlikte, ERP sistemlerinde fatura tarihi yerine gerçekleşen teslim tarihine göre belirlenen ödeme vadeleri, firmalar arasında ödeme vadesi ile ilgili olarak yaşanan cari mutabakatsızlıklarının önüne geçilmesine imkan vermektedir.
6. Sipariş Yönetimi Performans Ölçümleri
Sipariş yönetimi performans sistemlerinin amacı; tedarik zinciri boyunca sipariş yönetim sürecinin etkinliğini ölçmek, müşteri veya siparişi veren ile tedarik firmalarına geri bildirimde bulunmak ve tedarik sürecini sürekli geliştirmektir. B2B tedarik zinciri portalları üzerinden takip edilebilen müşteri ve satın alma siparişleri (SAS); zamanında teslimat, sipariş karşılama oranları, hatalı teslimat, sipariş ret oranı, sipariş frekansına uygunluk, iptal sipariş oranı gibi performans kriterlerine göre düzenli olarak ölçülmelidir. Sipariş veren ve tedarik firma performansları ölçümlenmeli, analiz edilmeli ve sürekli geliştirilmelidir. Sipariş yönetim sürecinde sadece siparişi karşılayan tedarik firmasının değil; müşterinin veya siparişi veren firmanın da performansı düzenli olarak ölçülmeli ve geliştirilmelidir.
7. Siparişin İptal ve Sipariş Kapatma İşlemleri
Müşteri ve satın alma siparişleri iptal işlemleri, müşteri veya siparişi veren ile tedarik eden firma arasında B2B platformu ve EDI sistemi üzerinden iptal sipariş bilgisi gönderilerek gerçekleştirilmelidir.
Sipariş iptali ve sipariş kapatma işlemlerinin sistemsel olarak yönetilebilmesi için, ERP ve depo yönetim sistemleri arasında var olan sistem entegrasyonu kapsamına sipariş iptali ve sipariş kapatma işlemleri de dahil edilmelidir. Siparişi alan firma, depo yönetim sistemi entegrasyonu ile siparişin depodaki statülerini eş zamanlı olarak ERP sistemine aktarmalıdır. Depo içerisinde belli statüye gelmiş olan (toplanmış, paketlenmiş veya irsaliyesi kesilen) siparişlerin iptal işlemleri sistemsel yöntemler yerine sipariş yönetim sorumluluğu olan kişiler tarafından depo yönetim sistemine manuel müdahale ile gerçekleştirilmelidir.
Sipariş kapatma işlemleri, genellikle siparişi alan tedarik firmasının depo yönetimi veya ERP sistemi üzerinden başlar. Stok uygunluğu olmayan, son sevkiyat süresi dolan bakiyeli veya bakiyesiz siparişler, depo yönetim sistemi üzerinden kapatılmalı ve entegrasyon yolu ile firma ERP sistemine ve oradan B2B platformu üzerinden siparişi veren firma veya müşteriye iletilmelidir.
Zincir Boyunca Ortaklaşa Siparişi Yönetimi
Günümüzde, firmaların müşteri ve satın alma siparişleri yönetimini diğer firmalardan izole bir şekilde sadece kendi organizasyonları içerisinde, geleneksel satın alma ve satış prosedürlerinin şekillendirdiği yöntemler kullanılarak, kısıtlı bilgi kaynaklarına dayalı olarak etkin ve verimli yönetmeleri mümkün değildir. Bu yönetim metodunun şekillendirdiği sipariş yönetim süreçlerinde geç teslimat, fazla veya eksik teslimat, hatalı teslimatlar ile sürekli olarak karşılaşılmaktadır. Bu durumun doğal sonucu olarak satış ve üretim kayıpları, depolarda ve dağıtım merkezlerinde operasyonel verimsizlikler ve artan lojistik maliyetler nedeni ile tedarik zinciri karlılığı olumsuz etkilenirken, zincirin son halkasında müşteri memnuniyetsizliğine sebep olmaktadır.
Tüm firmaların katılımıyla hazırlanmış, genel kabul görmüş bir sipariş yönetim prosedürünün tedarik zinciri firmaları tarafından kullanımı ve bir standart olarak sipariş yönetim sürecinde uygulanması halinde, izlenebilir bir ürün ve bilgi akışına sahip olunacaktır. Tedarik zinciri boyunca sahip olunacak izlenebilir, 7/24 kontrol altında tutulabilen ve kesintisiz gerçekleşen ürün akışı; sonuç olarak sipariş karşılama oranlarında artış, tedarik süresinde azalma ve etkin stok yönetimine ulaşmaya imkan vermesi nedeni ile firmalar açısından önem arz etmektedir.