Depolar, müşteri memnuniyetini sağlayabilmek için daha fazla sevkiyatı zamanında ve eksiksiz olarak gerçekleştirmek, promosyon dönemlerinde oluşan dengesiz iş yüklerinin yarattığı operasyonel sorunların üstesinden gelmek zorunda kalmaktadırlar. Depoların, değişen müşteri davranışlarına uygun olarak hizmet sağlayabilmeleri için, operasyonel mükemmelliğe ulaşmaları gerekmektedir. Bu nedenle firmaların depolarında operasyonel mükemmelliğe ulaşmaları, sadece operasyonel  açıdan değil, günümüzde müşteri memnuniyeti üzerindeki artan etkisi nedeni ile, stratejik açıdan da önem arz etmektedir.

2015 yılı Nilsen Mağaza Trendleri araştırmasına göre; market müşterilerinin 2011 yılında %23 olan haftalık alışveriş yapma oranı, 2015 yılında %48’e ulaşmıştır. Bununla birlikte yine aynı araştırma sonucuna göre, müşterilerin promosyonlara olan duyarlılıkları ise bir önceki yıla göre %2 artış göstererek, 2015 yılında %69 oranında gerçekleşmiştir. Bu araştırma sonuçları göstermektedir  ki; müşteriler mağazalardan daha fazla sayıda alışveriş yaparken daha az miktarda ürün satın almakta ve promosyon faaliyetlerine daha fazla katılım göstermektedirler.

Depoların operasyonel mükemmelliğe ulaşması; depo operasyonlarında  liderlik ve yönetim, sistem tasarımı ve kurulumu, depo yazılımlarının etkin kullanımı, ekip yönetimi ve ekip temel yetkinliklerinin arttırılması, performans yönetimi  sistemleri ve ekipman yönetimi ile depo standartlarının belirlenmesi ve depo denetim faaliyetlerinin etkin ve sürdürülebilir bir şekilde uygulanması  ile mümkün olabilmektedir.

1- Depo Yazılımlarının Seçimi ve Uygulamaları

Firma ihtiyaçlarına uygun olarak depo yazılımının seçimi ve devreye alınması,  operasyonel mükemmelliğe ulaşmada atılacak en temel adımların başında gelir. Yeni nesil depo yazılımları; sipariş yönetimi, müşteri önceliklendirme, stok yönetimi ve depo operasyonlarının yönetimi konularında depolama sürecine değer yaratan, sürdürülebilir çözümler sunmaktadır.

Depo yazılımları, süreç analizleri sonucunda belirlenen parametrelere göre depo operasyonlarını sistemsel olarak etkin ve verimli bir şekilde yönetebilmektedir. Mal yerleştirme ve ikmal sistemleri, operasyonel verimliği artıran başlıca depo uygulamalarındandır. Sistemsel mal yerleştirme çözümleri ile teslim alınan mallar, depo yazılımının önerisi ile depo  raf adreslerine yerleştirilir. Önerilen yerleşim planı, hızlı malların sevk peronlarına yakın bölgelere yerleştirilmesine, böylece mal toplama faaliyetinin en kısa sürede gerçekleşmesine imkan verir. İkmal sistemleri ise, toplama gözü doluluk oranlarını asgari seviyede tutarak, mal toplama faaliyetinin kesintisiz gerçekleştirilmesini sağlamaktadır.

2-  ERP ve Depo Sistem Entegrasyonları

ERP sistemi ile, depo ve dağıtım yazılımları arasında kurulan entegrasyon tedarik zinciri boyunca gerçekleşen mal hareketinin izlenebilir olmasını sağlar. Bunun yanı sıra depolama süreci ile ilgili üretilen bilginin kesintisiz ve çift yönlü olarak sistemler arasında aktarımına imkan verir.

3-  Rezervasyon Sistemi

B2B İnternet portallarının önemli bir fonksiyonu olan rezervasyon sistemleri, tedarik zinciri boyunca mal hareketi ile ilgili bilgi akışının paydaşlar arasında sistemsel paylaşılmasını sağlamaktadır. Rezervasyon sistemleri, depoların mal teslim alma sürecinde maruz kaldığı dengesiz iş yüklerinin yönetilmesine imkan vermektedir. R ezervasyon sisteminden sağlanan bilgiler deponun iş gücü  ve ekipman planlaması yapabilmesine imkan verir. Bu bilgiler; işgücü ve ekipman planlamasının etkin bir şekilde yapılmasını ve verimsizlikleri en aza indiren uygulamalardan biri olması nedeni ile, operasyonel mükemmelliğin sağlanması açısından kritik önem arz eder.

4-   Depo Personellerinin Yetkinlikleri

Ekip yetkinliklerinin geliştirilmesi için depo personellerinin yardımcı görevlerde tecrübe etmelerini sağlamak, yardımcı görevlerini destekleyen eğitimler vermek sureti ile iş bilgisini arttırmak, depolardaki operasyonel verimliliği arttırır. Depolar dengesiz iş yüklerine maruz kaldığında, farklı yetkinliklere sahip kaliteli bir iş gücünün varlığı, operasyonel kayıpları en aza indirir. Bu nedenle depo personelinin temel görevleri ile birlikte yardımcı görevleri yerine getirmesine imkan veren ilave yetkinliklere sahip olmaları, operasyonel mükemmelliğe katkı sağlayacaktır.

5-   Kalite Çemberleri

Depo yönetim ve operasyon ekibinin katılımı ile; depoda yaşanan sorunların tespiti, iyileştirme alanlarının belirlenmesi ve operasyonel mükemmelliğe ulaşmaya katkı sağlayan iş geliştirme önerilerinin değerlendirildiği kalite çemberleri yaklaşımına benzer toplantılar düzenli olarak yapılmalıdır. Bununla birlikte depo içersinde öneri ve şikayet kutularının bulunması, her bir öneri ve şikayetin ele alındığı değerlendirme toplantıları, her seviyedeki çalışanın operasyonel mükemellik yolculuğuna katılımını sağlarken, sürekli gelişim kültürünün depoda benimsenmesine imkan verir.

6-   Liderlik Gereksinimi

Depo ekibinin operasyonel mükemmelliğe ulaşma konusunda istek ve inacının oluşması, sürekli gelişim kültürünün benimsenmesi, güçlü bir liderlik yaklaşımı gösterilmesi ile mümkün olmaktadır. Lider, depoda operasyonel mükemmeliğe ulaşmak amacı ile tüm sistem ve uygulamaların planlanan şekilde etkin ve sürdürülebilir olarak gerçekleştirilmesini sağlamalı; bununla birlikte, gelişimin öncüsü olarak sürekli gelişim kültürünü, ekip üyelerine benimsetme misyonunu üstlenmelidir.

7-   Depo Ekipmanları Seçimi ve Yönetimi

Operasyonel mükemmelliğin sağlanması açısından depo ekipmanları operasyonel ihtiyaca cevap verecek özelliklerde ve  yeterli sayıda, gerekli durumda yedekli olarak temin edilmelidir. Ekipman seçiminin yanı sıra, asgari olarak aynı gün servis desteği sağlanması ve ikame ekipman temini hizmetlerini içeren geniş kapsamlı servis anlaşmalarının varlığı; depo operasyonlarının kesintisiz gerçekleştirilmesi açısından önem arz etmektedir.

8-   Depo Standartı ve Denetimleri

Depolarda ilgili mevzuat ile uyumlu olarak depo standartının belirlenmesi, ekip üyelerine bu konuda düzenli eğitimler verilmesi sağlanarak standartın depo sürecinde etkin ve sürdürülebilir şekilde uygulanması güvence altına alınmalıdır. Operasyonel faaliyetlerin belirlenen standartlara uygun olarak gerçekleştirilmesi, denetim faaliyeti ile depo standartının uygulama etkinliğinin kontrol edilmesi, operasyonel mükemmeliğe ulaşmada önemli katkı sağlamaktadır. Depo standartının depo faaliyetlerine sürdürülebilir bir şekilde uygulanması, düzenli olarak deponun bağımsız bir bölüm tarafından denetlenmesi ile mümkün olmaktadır. Denetim sonucunda tespit edilen önleyici ve düzeltici faaliyetler, operasyonel mükemmelliğin sağlanması açısından önem arz etmektedir.

9-    Performans Yönetim Sistemi

Depolama sürecine ait performans metrikleri (KPI) firmanın iş hedefleri ve tedarik zinciri stratejisi göz önünde bulundurularak belirlenmelidir. Süreç hedefleri ile uyumlu olarak belirlenecek ekip hedefleri ise, her bir ekip üyesi için özel olarak oluşturulmalıdır. Depolama süreci ve ekip üyeleri ile ilgili performans metrikleri(KPI) aylık periyotlarda,  depo yazılımı ile sistemsel olarak ölçümlenmeli ;  gerçekleşen sonuçlar duyuru panolarından düzenli olarak depo ekibi ile paylaşılmalıdır. Depo ekibine motivasyon  sağlayan takdir, tanınma ve uyarı sistemleri, gerçekleşen performans değerleri sonuçlarına göre değerlendirilmelidir. Performans yönetim sistemleri; ekip performansının iş sonuçlarına dayalı olarak yönetilmesine imkan vermekte,  iyileştirme ve geliştirme alanlarını ortaya çıkarmak suretiyle operasyonel mükemmelliğe kayda değer katkılardan birini sağlamaktadır.

Sonuç Olarak Operasyonel Mükemmellik

Depolarda operasyonel mükemmellik; depolama ve sevk alanlarının etkin kullanımı, hedef iş sonuçlarına ulaşmaya katkı sağlayacak şekilde iş gücü kaynakları  ve ekipmanların  yönetimi, kesintisiz ürün akışına sahip olunması , etkin sistem entegrasyonlarının ve operasyonel açıdan verimlilik sağlayan yazılımların kullanımı ile sağlanmaktadır.

Depolardaki işgücü kaynaklı hatalar ve verimsizliklerin, ekipman arızalardan dolayı ortaya çıkan beklemelerin, operasyon içerisinde tekrarlayan ve değer yaratmayan faaliyetlerin ortadan kaldırılması sonucunda ortaya çıkan kesintisiz ürün akışı ile operasyonel mükemmelliğe ulaşılmaktadır. Depolar açısından operasyonel mükemmellik, ulaşılması ve sürdürülebilir şekilde sahip olunması gereken liderlik, ekip, süreç ve sistem yönetimi faaliyetlerini kapsayan bir uygulamalar bütünü olarak kabul edildiği taktirde, firmalara rekabet avantajı sağlayacağı unutulmamalıdır. 

Akın TOROS